DREI PUBLICA REGULAMENTAÇÃO DA PARTICIPAÇÃO E VOTAÇÃO A DISTÂNCIA EM REUNIÕES E ASSEMBLEIAS DE SOCIEDADES
Em 30 de março de 2020, foi publicada a Medida Provisória nº 931, que, dentre outros, alterou dispositivos do Código Civil e da Lei das S.A. para autorizar a participação e votação a distância nas reuniões de sócios de sociedades limitadas e nas assembleias gerais de acionistas das sociedades anônimas de capital fechado. No entanto, este tema dependia de regulamentação do DREI.
Nesse sentido, foi publicada hoje a Instrução Normativa DREI nº 79, regulamentando a matéria, conforme principais pontos abaixo:
• As reuniões ou assembleias poderão ser semipresenciais ou totalmente virtuais;
• A participação e a votação dos acionistas ou sócios poderá ocorrer mediante envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico;
• A convocação deverá informar se o conclave será semipresencial ou virtual, conforme o caso, detalhando como os acionistas ou sócios poderão participar e votar a distância, bem como informar quais os documentos exigidos para que os sócios, acionistas ou seus representantes sejam admitidos à reunião, os quais deverão ser apresentados até trinta minutos antes do início do conclave;
• Os documentos e informações a serem disponibilizados previamente à realização da reunião ou assembleia semipresencial ou virtual deverão não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei para cada tipo societário, como também ser disponibilizados por meio digital seguro;
• A sociedade deverá adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas ou sócios possam participar e votar a distância na reunião ou assembleia, mas não será responsabilizada por problemas de informática ou de conexão à internet dos participantes;
• Os livros societários e a ata da respectiva reunião ou assembleia semipresencial ou digital poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, os quais certificarão os sócios ou acionistas presentes;
• O sistema eletrônico utilizado deverá assegurar, dentre outros, (i) a possibilidade de votação, manifestação escrita e visualização dos documentos apresentados durante a reunião ou assembleia; (ii) o registro de presença dos sócios ou acionistas, de administradores e pessoas autorizadas ou obrigadas a participar do conclave; e (iii) a gravação integral do conclave; e
• As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do coronavírus (Covid-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes nos termos da referida Instrução.
